Com este livro, muito orientado para a prática, pretendeu-se ilustrar algumas das tarefas da rotina que assegura um profissional de secretariado, independentemente do tipo de organização em que trabalha, fornecendo, ao longo dos temas abordados, linhas de orientação sobre a execução de cada uma delas, que permitam, igualmente, uma visão geral da profissão.
Este livro destina-se, assim, a quem queira ver-se integrado, num futuro próximo, neste setor profissional, bem como a quem já exerça esta função, mas identifique lacunas na sua formação de base ou a necessidade de atualização dos conhecimentos, adquiridos pela via de ensino ou pelo próprio exercício da profissão.
A segunda edição foi atualizada e enriquecida com uma abordagem mais aprofundada de alguns pontos, para que o livro possa tornar-se uma ferramenta de maior utilidade em contextos diversos.
Livro segundo o novo acordo ortográfico.
1.Perfil Profissional
O secretariado como profissão
Tarefas
Competências
Deontologia
2.Circuito da Documentação
Receção, triagem, registo e distribuição da correspondência entrada
Preparação da resposta
Correio eletrónico
Registo e expedição da correspondência saída
3.Arquivo
Conservação da informação
Posicionamento e ordenação da informação
Conceção de um sistema de arquivo
Arquivo informático
Arquivo inativo
Classificação de obras e publicações
Divulgação da informação
Gestão documental
4.Atendimento
Processo da comunicação
Atendimento telefónico: gestão das chamadas recebidas
Atendimento telefónico: gestão das chamadas a efetuar
As novas tecnologias
Atendimento presencial
5.Gestão de Reclamações
Negociação
Gestão de reclamações
6.Organização de Reuniões
Marcações e convocatórias
Outros preparativos
A reunião
7.Organização de Viagens
Preparativos
Reservas de passagens aéreas
Reservas de alojamento
Reservas de carros sem condutor
Outras reservas e serviços
Pacotes e programas turísticos
8.Transações Comerciais
Etapas do processo de compra e venda
Condições de entrega e pagamento
Meios de pagamento
Anexos
9.Office Management
Economato
Equipamentos
Mobiliário e decoração
Gráficas
Outros produtos e serviços
Apoio a processos de recrutamento
10.Organização de Eventos
Feiras profissionais
Seminários, conferências, palestras e workshops
Cocktails e receções
O Natal na organização
11.Planeamento e Gestão de Prioridades
Perdas de tempo
Planificação do trabalho
Gestão de stress
Maria João Borges
Licenciada em Assessoria de Administração pelo ISLA-Lisboa, estando presentemente a concluir o mestrado em Gestão de Recursos Humanos com a submissão da dissertação “O Impacto da Burótica no Perfil Funcional do Secretariado”. Trabalhou quinze anos como secretária e assistente executiva, em empresas de diversos setores. Embora só tenha começado a lecionar no ensino superior em 2002, ministra formação nas áreas administrativa e de secretariado desde 1989. Atualmente leciona as unidades curriculares de Práticas de Secretariado e Assessoria no curso de licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial do ISLA Campus Lisboa.